Газета ужгородської міської ради і виконкому

№ 10 (805) Перехід усіх структурних підрозділів міської ради на роботу в єдиній комп’ютерній мережі – здійсненна мрія

Приймання, реєстрація документів, що надходять до міської ради, розгляд інформаційних запитів – важлива ланка діяльності загального відділу. На перший погляд, це канцелярська марудна робота, однак, як зауважують самі працівники відділу, не слід забувати, що за кожним поданим документом – долі людей, тож бажання допомогти має бути визначальним.

Про особливості роботи відділу ми дізнавалися в його начальника Олени Макари.

Електронний режим фіксування документів

– Насамперед зазначу, що ми не є виключно «канцелярією», як зазвичай ідентифікують загальний відділ, – розповідає пані Олена. – Адже окрім організації діловодного процесу в міській раді, документообігу і контролю, до наших повноважень належать інформаційно-комп’ютерне забезпечення діяльності структурних підрозділів та відповідальність за роботу приймалень міського голови і його заступників.

Наразі ці завдання реалізують шість працівників відділу. Двоє з них мають багатий досвід роботи в діловодстві: Світлана Лисюк із 40-річним стажем, котра є моїм заступником і, крім того, відповідає за роботу із запитами на інформацію, а також головний спеціаліст Оксана Рудов, яка працює тут понад 20 років. Не менш досвідчений у своїй справі Олександр Білецький опікується роботою комп’ютерів та оргтехніки, програмним забезпеченням, засобами отримання і зберігання інформації тощо. І, нарешті, дві Тетяни – Ткач і Зима, у котрих за плечима трохи більше ніж два місяці роботи, – втім, це аж ніяк не применшує їхні ділові якості, що дозволяє мені як керівнику бути спокійною й за довірену їм ланку.

Якщо детальніше по напрямах роботи нашого структурного підрозділу, – звісно, основним із них є робота з документами. Відділ приймає кореспонденцію від підприємств, установ, організацій, а також фізичних осіб – підприємців, що надходить на ім’я міського голови і його заступників. З 2011 року, після набрання чинності Законом України «Про доступ до публічної інформації», на наш структурний підрозділ також покладено обов’язок обліковувати інформаційні запити. Це доволі великий обсяг надходжень. І він постійно – з кварталу до кварталу – зростає. Так, наприклад, за перше півріччя 2015 року до загального відділу надійшло 2526 документів, що на 460 одиниць більше проти відповідного періоду минулого року.

Кожен отриманий документ реєструється у відділі, того ж дня передається на розгляд керівникам міської ради, а за їхньою резолюцією доводиться до виконавця. Крім того, ми й контролюємо його виконання та надсилання відповіді кореспонденту. А всі етапи «проходження» повинні відмітити в реєстраційній формі. Це дуже копітка робота.

Уявіть собі, ще відносно донедавна всі документи в нас реєструвалися від руки, на кожен із них заводилася окрема картка. А в пошуках потрібної також вручну слід було «перелопатити» величезну картотеку. Так само і при підбитті підсумків, при складанні звітів вручну сортували і перераховували картки. Відчутно полегшив нашу роботу перехід у 2013 році на електронну форму реєстрації документів. Зрозуміло, не все одразу було легко і просто. Доводилося одночасно й опановувати нову програму, і повноцінно працювати. Це вже потім, коли набили руку, сповна відчули її переваги і в пошуку документів, і в контролі за їх виконанням, і в складанні звітів… Тепер у нас є своя внутрішня мережа з відповідною програмою, в якій працюємо вже два роки і навіть подаємо розробнику пропозиції щодо її вдосконалення, уже виходячи з нашої практики. Тож вважаю це нашою маленькою колективною перемогою.

Інформаційні запити – потреба часу

…А рік потому, з 2014-го, ми запровадили й електронну форму реєстрації запитів на інформацію. Зайве казати, що це лише додало чіткості та комфорту нашій роботі. Бо кількість запитів постійно зростає. Якщо минулого року за перше півріччя їх було 170, то цьогоріч – 299. До слова, місяць тому, в липні, надійшло 64 запити, а вже на 25 серпня маємо 93.

Здебільшого із запитами звертаються громадські організації, які моніторять діяльність міської ради, громадські активісти і журналісти. Зокрема ж, запити стосуються надання копій документів; земельних, майнових, комунальних, організаційних, кадрових, транспортних, фінансових питань та ін. За географією кореспондентів лідирує Ужгород – 240 запитів.

До речі, в роботі із запитами на інформацію ми були першопрохідцями в міській раді. І хоч на нас було покладено лише реєстрацію, облік та контроль за запитами, доводилося консультувати колег щодо термінів, форми надання відповідей, а отже, й постійно вчитися. І тут ставали нам у пригоді різного роду методичні рекомендації, підготовлені громадськими організаціями, народними депутатами, що мали стосунок до розробки Закону «Про доступ до публічної інформації». Крім того, в рамках спільних проектів Ради Європи відбувалися семінари-навчання з питань упровадження закону, в яких і ми брали участь. А в червні цього року одразу 10 посадовців відвідали один із таких семінарів, що стосувався механізму ефективного забезпечення доступу до публічної інформації в органах місцевої влади. Це дуже позитивний момент.

Робота не позбавлена творчості

Оскільки одним із завдань відділу є впровадження сучасних інформаційних технологій, ми стали ініціаторами та одними із розробників Програми інформатизації, з тим щоб на першому етапі її реалізації створити умови для запровадження в міській раді електронного документообігу. І першочерговим завданням на цьому шляху є під’єднання всіх структурних підрозділів до єдиної мережі. Не можу сказати, що це нездійсненна мрія. Маємо як розуміння керівництва ради, так і зацікавлення депутатського корпусу, тому це дає велике сподівання на початок реалізації проекту вже поточного року. Тим паче – ряд важливих кроків у цьому напрямі вже зроблено.

Таким чином, наша, здавалося б, монотонна канцелярська робота не позбавлена й творчості. До цього не в останню чергу спонукає прагнення зробити зручнішим наш виробничий процес. Звісно, можна працювати одноманітно, так, як склалося роками. Але життя не стоїть на місці, тож треба йти в ногу з часом, удосконалюватися самому й удосконалювати доручену тобі справу.

Ольга ПАЛОШ


Реалізація: ALDESIGN WebStudio
базується на WP 1.5 engine | valid XHTML and CSS